文件追蹤簡介

在資產(chǎn)追蹤的廣義范疇下，文件追蹤是一種利用RFID技術(shù)追蹤文件和文件的應(yīng)用。文件跟蹤系統(tǒng)旨在減少員工在工作場(chǎng)所維護(hù)和管理數(shù)百甚至數(shù)千個(gè)文件的時(shí)間。許多企業(yè)目前使用基本方法管理文件，如字母歸檔、顏色編碼歸檔或條形碼。RFID文件追蹤系統(tǒng)日益流行，因?yàn)樗鼈儾粌H提升了員工的可見性，還節(jié)省了之前花在盤點(diǎn)庫存或?qū)ふ襾G失文件上的時(shí)間。

優(yōu)點(diǎn)

并非所有企業(yè)仍然依賴傳統(tǒng)的文書工作，但在醫(yī)療保健、法律、保險(xiǎn)、政府等領(lǐng)域中，這種做法非常普遍。從統(tǒng)計(jì)學(xué)上看，員工每天花九分鐘或更長時(shí)間尋找丟失的文件（相當(dāng)于每年38小時(shí)）。每天九分鐘看似不多，但當(dāng)時(shí)間累積起來時(shí)，這對(duì)公司來說可能是一筆可觀的收入。每名員工每年浪費(fèi)38小時(shí)，可能讓企業(yè)損失從最低工資員工的276美元到高層員工的數(shù)千美元不等。

除了經(jīng)濟(jì)效益，RFID文件追蹤還有其他好處，比如提升工作場(chǎng)所的組織性。一個(gè)有序的空間不僅幫助員工，還能讓企業(yè)在客戶面前顯得專業(yè)。丟失文件或文件可能會(huì)損害企業(yè)聲譽(yù)，甚至導(dǎo)致客戶流失。在線評(píng)價(jià)在當(dāng)今時(shí)代可能成就或毀掉一個(gè)企業(yè)，這也凸顯了給每位客戶留下良好印象的重要性。

RFID標(biāo)簽

RFID標(biāo)簽和濕嵌是設(shè)計(jì)用于各種資產(chǎn)的小型薄RFID標(biāo)簽，包括紙質(zhì)和文件夾。一些文件追蹤應(yīng)用使用HF（高頻）標(biāo)簽，但這些標(biāo)簽的讀取范圍只有幾英寸，因此在成千上萬的文件中找到它們可能需要相當(dāng)長時(shí)間。

超高頻（UHF）標(biāo)簽將提供更大的讀取范圍——最大化找到標(biāo)簽的機(jī)會(huì)。此外，UHF標(biāo)簽的價(jià)格低于HF標(biāo)簽。推薦使用幾種不同的UHF濕式嵌入式設(shè)備用于文件追蹤應(yīng)用。

測(cè)試不同標(biāo)簽是確保為特定系統(tǒng)和應(yīng)用選出最佳標(biāo)簽的唯一方法。

編碼

在開始尋找適合應(yīng)用的標(biāo)簽的過程時(shí)，建議準(zhǔn)備一組標(biāo)簽樣本包，以便在預(yù)期環(huán)境中測(cè)試各種標(biāo)簽。

每個(gè)標(biāo)簽都不同，其中一個(gè)重要方面是標(biāo)簽上的預(yù)編碼EPC編號(hào)。有些標(biāo)簽帶有唯一的、不重復(fù)的EPC編號(hào)，而另一些則帶有不唯一的編號(hào)。如果所選標(biāo)簽預(yù)先編碼了非唯一編號(hào)，且未手動(dòng)重新編碼特定號(hào)碼，RFID標(biāo)簽ID可能會(huì)重復(fù)出現(xiàn)。這在尋找特定文件時(shí)可能會(huì)成為問題，因?yàn)槎鄠€(gè)標(biāo)簽ID被編碼為與所需文件關(guān)聯(lián)的值相同。在將標(biāo)簽編碼為特定識(shí)別號(hào)時(shí)，預(yù)編碼的EPC編號(hào)不會(huì)成為因素。

如果每個(gè)標(biāo)簽除了EPC編號(hào)外還需要更多信息，用戶內(nèi)存組的位數(shù)將非常重要。例如，一家公司可能更喜歡簡單且僅將文件名與EPC編號(hào)關(guān)聯(lián)的軟件。在這種情況下，公司還可以在用戶記憶庫中編碼其他必要信息，如最后檢查日期。

RFID天線與電纜

使用固定讀卡系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)根據(jù)所選系統(tǒng)類型選擇RFID天線和電纜。例如，RFID庫存系統(tǒng)通常使用與大面積跟蹤系統(tǒng)不同的天線和電纜。一般建議使用圓極化天線進(jìn)行文件追蹤，因?yàn)槲募系腞FID標(biāo)簽會(huì)從不同角度被讀取，尤其是在門戶設(shè)置中。對(duì)于所有文件都標(biāo)記在同一位置、相同角度的庫存盤點(diǎn)，可以使用線極化天線。

每個(gè)系統(tǒng)的長度和隔熱等級(jí)很大程度上取決于RFID系統(tǒng)的尺寸和距離。簡而言之，盡可能使用較短的電纜，因?yàn)镽FID電纜沿長度會(huì)損失射頻能量。如果需要更長的電纜，使用絕緣等級(jí)更高的電纜有助于減少射頻能量損失，并確保信號(hào)更強(qiáng)地反饋給讀卡器。

RFID讀卡器

并非所有手持式RFID讀卡器都包含類似蓋革計(jì)數(shù)器或金屬探測(cè)器的程序，幫助查找特定的RFID標(biāo)簽。一些公司會(huì)依賴此功能來查找RFID標(biāo)簽，因此在瀏覽和購買RFID手持閱讀器時(shí)，這是一項(xiàng)至關(guān)重要的必備條件。此類程序通常稱為標(biāo)簽定位函數(shù)，通常集成在特定手持閱讀器上用于測(cè)試。

這些標(biāo)簽定位演示程序僅用于測(cè)試，制造商假設(shè)讀取器將與終端用戶應(yīng)用相關(guān)的專用軟件使用。標(biāo)簽定位器功能是一個(gè)非?；A(chǔ)的程序，但軟件開發(fā)者可以創(chuàng)建更易用的程序，并將其作為更大、更強(qiáng)大系統(tǒng)的一部分整合。

固定讀卡器不具備任何標(biāo)簽定位器功能，但由于固定讀卡器通常不用于隔離單個(gè)文件，缺少此功能不會(huì)阻礙進(jìn)展。固定讀卡器更常用于大規(guī)模庫存盤點(diǎn)或通過傳送門時(shí)讀取標(biāo)簽。

文件追蹤的類型

文件跟蹤系統(tǒng)有多種分類方式，但最簡單的方法之一是按基本功能對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行分組：

小區(qū)域跟蹤

小區(qū)域追蹤是指在有限的空間內(nèi)定位文件，如小房間、柜子或書架。該系統(tǒng)成本低于其他系統(tǒng)，必要時(shí)可輕松遷移（如更換辦公室或文件區(qū)），并可與簡單的Excel文檔結(jié)合，將RFID標(biāo)簽ID與文件編號(hào)關(guān)聯(lián)為軟件組件。

硬件配置：

開始使用小型區(qū)域追蹤系統(tǒng)需要手持閱讀器、RFID標(biāo)簽以及Excel文檔或軟件。每個(gè)RFID標(biāo)簽要么預(yù)先編碼了唯一的EPC編號(hào)，要么最終用戶需要用特定編號(hào)編碼。EPC編號(hào)隨后與文件名或編號(hào)關(guān)聯(lián)，便于搜索。下面的示例Excel文檔被設(shè)置為反映一份醫(yī)生辦公室的簡單文檔，將EPC編號(hào)與患者的檔案號(hào)關(guān)聯(lián)起來。使用此方法時(shí)，在文檔中搜索關(guān)鍵詞/編號(hào)會(huì)顯示文件及對(duì)應(yīng)的EPC編號(hào)。

當(dāng)將EPC編號(hào)輸入手持讀取器的標(biāo)簽定位程序時(shí)，按住扳機(jī)鍵即可啟動(dòng)蓋革計(jì)數(shù)器功能，越靠近特定RFID標(biāo)簽，嗶嗶聲越快。

庫存控制

對(duì)于那些需要花費(fèi)數(shù)天或數(shù)周進(jìn)行庫存檢查的企業(yè)來說，使用RFID文件跟蹤系統(tǒng)進(jìn)行庫存管理可能是更具吸引力的解決方案。手工盤點(diǎn)不僅占用關(guān)鍵員工時(shí)間，還可能因人為錯(cuò)誤而產(chǎn)生偏差。RFID技術(shù)可以將庫存控制從每月或每年的流程轉(zhuǎn)變?yōu)橹恍鑾追昼娂纯赏瓿傻娜粘＠泄?，這也將提升工作場(chǎng)所的可見性。

硬件配置：

庫存控制文件跟蹤系統(tǒng)的成本可能比其他系統(tǒng)更高，因?yàn)樵趲齑嬷芷趦?nèi)需要讀取大量文件。它們還需要更強(qiáng)大的軟件，以便將庫存盤點(diǎn)發(fā)送到數(shù)據(jù)庫，識(shí)別缺失的文件。如果沒有軟件來管理流程，手持讀卡器在盤點(diǎn)庫存時(shí)讀取的EPC編號(hào)不會(huì)被存儲(chǔ)或轉(zhuǎn)移處理。

庫存管理的文件跟蹤系統(tǒng)可以根據(jù)庫存文件數(shù)量有多種不同方式設(shè)置。

硬件選項(xiàng)1：手持閱讀器

UHF標(biāo)簽可以在文件追蹤系統(tǒng)中的手持讀取器中使用，因?yàn)檫@些標(biāo)簽至少有幾英尺的讀取范圍。通過緩慢地將手持閱讀器沿帶標(biāo)簽的文件行移動(dòng)，可以逐行采集庫存。

硬件選項(xiàng)2：固定讀卡器和架式天線

使用帶有架子天線的固定讀卡器可以節(jié)省大部分盤點(diǎn)庫存的精力。通過將文件放置在架子天線上，固定讀卡器可以定期清點(diǎn)標(biāo)簽。當(dāng)文件夾被移除時(shí)，軟件可以準(zhǔn)確報(bào)告哪個(gè)文件夾被從哪個(gè)架子上移除。

硬件選項(xiàng)3：固定閱讀車系統(tǒng)

類似于使用手持閱讀器，設(shè)計(jì)移動(dòng)固定閱讀器系統(tǒng)是通過逐行移動(dòng)來盤點(diǎn)的好方法。將兩到四個(gè)圓極化天線固定在可調(diào)節(jié)桿上，用戶可以緩慢地推動(dòng)推車沿通道進(jìn)行盤點(diǎn)。該方法需要大量測(cè)試，以確保天線的安裝和位置正確，以讀取標(biāo)記文件。

大面積跟蹤與定位

作為一個(gè)成本高且復(fù)雜的系統(tǒng)之一，大范圍的跟蹤和定位可以在房間、柜子或架子中找到文件;但它也具備為每個(gè)被標(biāo)記文件創(chuàng)建和維護(hù)保管鏈的能力。前兩種文件跟蹤系統(tǒng)缺乏的一個(gè)關(guān)鍵方面是文件室或特定區(qū)域之外的可見性。由于該系統(tǒng)比大多數(shù)系統(tǒng)更復(fù)雜，根據(jù)客戶的環(huán)境和/或硬件偏好，提供多種不同的設(shè)置選項(xiàng)。該系統(tǒng)還可以與其他三種類型的文件追蹤系統(tǒng)結(jié)合使用，打造更強(qiáng)大的文件跟蹤解決方案。

硬件配置：

為了建立監(jiān)管鏈，軟件必須能夠識(shí)別每位員工，因此帶有RFID標(biāo)簽的員工徽章對(duì)于該系統(tǒng)的成功至關(guān)重要。每位員工的徽章信息以及RFID標(biāo)簽的ID編號(hào)都會(huì)被關(guān)聯(lián)到軟件中，用文件記錄員工的行蹤。

檔案室每個(gè)出入口都設(shè)有傳送門系統(tǒng)：

為了捕捉標(biāo)記文件的移動(dòng)，文件室的每個(gè)進(jìn)出口都需要安裝RFID系統(tǒng)。使用固定RFID讀卡器和2+天線的基礎(chǔ)門戶系統(tǒng)可用于捕獲通過門戶的標(biāo)簽。一個(gè)值得注意的問題是，門戶系統(tǒng)本身無法準(zhǔn)確報(bào)告取文件的人是否進(jìn)出了文件室。為緩解此問題，結(jié)合GPIO設(shè)備（如光斷傳感器）有助于確定方向性（配合軟件邏輯）。

沒有其他硬件，系統(tǒng)只能知道是誰從文件室取走了文件。對(duì)于一些公司來說，這可能已經(jīng)足夠——而對(duì)另一些公司來說，文件離開房間后，保管鏈并不會(huì)停止，因此必須知道文件何時(shí)到達(dá)員工桌上以及在那里停留了多久。

每位員工的辦公桌前都有臺(tái)式閱讀器：

通過在每位員工的辦公桌上放置一個(gè)低價(jià)桌面RFID讀卡器，軟件可以記錄標(biāo)記文件已到達(dá)目的地。桌面閱讀器還增加了文件在從一張桌子到另一張桌子時(shí)的可見性，而不是從一個(gè)桌子到另一個(gè)文件夾。

安全性

確定查看重要文件的權(quán)限等級(jí)是另一種文件RFID追蹤系統(tǒng)。與大范圍追蹤和定位一樣，RFID標(biāo)簽不僅必須出現(xiàn)在每個(gè)檔案上，也必須貼在每個(gè)員工徽章上。這種系統(tǒng)需要復(fù)雜的軟件，因?yàn)閱T工徽章和RFID 標(biāo)簽ID需要關(guān)聯(lián)，同時(shí)還需關(guān)聯(lián)員工當(dāng)前的安全許可等級(jí)。設(shè)置好后，系統(tǒng)可以通過GPIO設(shè)備觸發(fā)蜂鳴器或警報(bào)，當(dāng)文件未獲得適當(dāng)許可時(shí)會(huì)響起。這種類型的系統(tǒng)設(shè)置會(huì)因你的軟件而異。部分軟件系統(tǒng)配備用戶友好的觸摸屏以便簽收，而另一些則支持較簡單的硬件配置。

硬件配置：

如前所述，硬件配置會(huì)因軟件能力而有很大差異。通常，所有安全硬件設(shè)置都需要某種門戶系統(tǒng)來追蹤標(biāo)簽離開文件室，以及一個(gè)GPIO設(shè)備來觸發(fā)警報(bào)（如有需要）。該門系統(tǒng)可以是預(yù)包裝的門，也可以是安裝在門框內(nèi)的讀卡器和天線。由于需要更多初期時(shí)間和硬件，可以通過使用RFID讀卡器讀取身份證，然后讓用戶借出所需文件來實(shí)現(xiàn)簽到/結(jié)出系統(tǒng)。這種系統(tǒng)比依賴門戶系統(tǒng)掃描身份證和檔案的系統(tǒng)需要的自動(dòng)化處理更少。當(dāng)門戶掃描兩個(gè)RFID標(biāo)簽時(shí)，會(huì)將信息發(fā)送給軟件，以便快速?zèng)Q定需要更復(fù)雜軟件解決方案的權(quán)限等級(jí)。

RFID軟件

目前市場(chǎng)上有幾家RFID文件跟蹤軟件提供商，提供配套的軟件解決方案。這些軟件解決方案根據(jù)版本不同，具備多種功能，可以幫助您查找文件、搜索文件歷史、盤點(diǎn)等。一些軟件程序?qū)?biāo)簽的EPC編號(hào)與文件信息關(guān)聯(lián)，用戶可以通過關(guān)鍵詞搜索以便使用。聘請(qǐng)軟件工程師是一個(gè)很好的選擇，可以確保系統(tǒng)滿足某些預(yù)包裝軟件解決方案中可能沒有的標(biāo)準(zhǔn)。軟件開發(fā)人員能夠編寫與RFID讀取器交互的應(yīng)用程序，創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫和程序，幫助減少尋找丟失文件的時(shí)間和精力。